Учет, подготовка, сохранение, уничтожение документов, связанных с деятельностью судебных исполнителей, сроки и условия передачи документов в архив, а также права и обязанности этих свободных профессионалов в сфере юстиции в сфере документооборота будут регулируется отдельными нормами, которые предстоит утвердить приказом министра юстиции. Проект положения вынесен на общественное обсуждение авторами документа.
В пояснительной записке к проекту сказано, что в настоящее время нет нормативного акта, в котором были бы установлены правило ведения учета исполнительных и других документов, составляемых судисполнителями, что привело к перегруженности офисов и отрицательно влияет на организацию их деятельности, а также ставит под угрозу целостность и безопасность находящихся в их ведении документов. Соответственно, новое положение призвано установить минимальные стандарты обеспечения жизненного цикла документов.
Под документами, относящимися к деятельности судебного исполнителя, понимаются все составленные им процессуальные акты; документы, на основании которых они выданы, исполнительные дела и их приложения; реестры, которые ведутся субъектом, иные документы, связанные с деятельность судебного исполнителя; финансовые документы и относящиеся к учету персонала и т.д..
Так, предлагается учет всех документов судисполнителя (с момента поступления до завершения всех действий по ним) вести хотя бы в одном из разрешенных форматов (электронном или бумажном) до момента их отправки в архив. Документы сохраняются в оригинале, на том носителе, на котором они были созданы.
Положением также предлагается типовая номенклатура дел судебных исполнителей и сроки их хранения (с индексами, наименованиями направлений деятельности, сроками хранения и т.п.), конкретная номенклатура дел, а также опись дел с длительным сроком хранения.
Другие положения устанавливают порядок уничтожения документов о деятельности судисполнителя, регламентируют деятельность архивной комиссии и передачи документов в архив, составления необходимых протоколов и т.д.
Утвержденное положение вступит в силу в день опубликования в МО приказа минюста, а судебным исполнителям будет предоставлено 12 месяцев для систематизации документов и внедрение положений приказа.