Evidența, pregătirea, păstrarea, nimicirea documentelor ce țin de activitatea executorilor judecătorești, termenul și condițiile de transmitere a arhivei acestora, precum și drepturile și obligațiile acestor liber profesioniști în sectorul justiției ce vizează documentele activității acestora vor fi reglementate de un act separat, ce urmează a fi aprobat prin ordinul Ministrului Justiției. Proiectul acestuia este propus pentru consultări publice de autorii documentului.
Potrivit acestuia, la momentul de față nu există un act normativ ce ar reglementa activitatea cu privire la gestionarea dosarelor de executare și a altor acte întocmite de către executorul judecătoresc, ceea ce a condus la aglomerarea birourilor de activitate și acționează negativ asupra organizării activității executorilor, dar și pune în pericol integritatea și securitatea documentelor ținute de aceștia. Respectiv, noul regulament vine să stabilească normele minime pentru asigurarea cilului de viață a documentelor.
Proiectul definește documentele activității executorului judecătoresc drept toate actele procesuale întocmite de acesta, documentele în baza cărora acestea au fost emise, dosarele de executare și înscrisurile anexate, registrele de evidență ținute de subiect, alte acte aferente activității executorului judecătoresc, documentele rezultate din activitatea organizatorică și financiar-contabilă și cea de evidență a resurselor umane.
Astfel, se propune ca evidența tuturor documentelor executorului judecătoresc (de la intrate în birou până la ieșite din acesta) să fie ținută în cel puțin unul dintre formatele permise (electronic sau suport de hârtie) până la transmiterea acestora în arhivă. Actele se păstrează în original, pe suportul pe care au fost create.
Regulamentul propune și un nomenclator-tip al dosarelor activității executorului judecătoresc și a termenilor de păstrare a acestora (cu indici, denumirile direcțiilor de activitate, temenele de păstrare etc.), un nomenclator concret al dosarelor, precum și inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare.
Alte prevederi stabilesc modul de nimicire a documentelor activității executorului, reglementarea activității comisiei de arhivă și de transmitere a actelor în arhivă, de perfectare a proceselor-verbale necesare etc.
Regulamentul va intra în vigoare la data publicării ordinului aprobat de MJ în MO, iar executorii judecătorești vor avea la dispoziție 12 luni pentru ordonarea dosarelor și implementarea prevederilor ordinului.