Din momentul punerii în aplicare a Sistemului Informațional „Arhiva electronică” (e-Arhiva), furnizori de informații vor deveni persoanele fizice și juridice care creează înregistrări cu valoare arhivistică sau au obligația de a-și depune înregistrările electronice pe termen lung de păstrare sau, după caz, pe termen permanent de păstrare la Agenția Națională a Arhivelor.

În MO din 29 ianuarie 2026 a fost publicată Hotărârea Guvernului nr. nr. 31/2026, prin care a fost aprobat Conceptul SI e-Arhiva.

Potrivit documentului, crearea SI este modalitatea optimă de a minimiza riscul deteriorării, distrugerii sau al pierderii documentelor de arhivă. e-Arhiva urmează a fi utilizat de persoane juridice de drept public și privat pentru crearea și ținerea arhivelor electronice proprii (pentru arhivarea de scurtă durată și medie a documentelor electronice, precum și de arhivele de stat a actelor de durată lungă și permanentă.

SI va fi implementat etapizat, oferind autorităților publice, organizațiilor și întreprinderilor, care asigură evidența, păstrarea și completarea Fondului arhivistic de stat, să ordoneze documentele electronice și să le transmită respectivului Fond în formă consolidată.

e-Arhiva va asigura gestionarea eficientă a documentelor, va contribui la evitarea deteriorării sau pierderii actelor pe suport de hârtie, va diminua costurile de ținere a documentelor în arhivă etc. Totodată, cerințele stabilite pentru perfectarea și înregistrarea actelor de secretariat și cancelarie vor fi uniformizate, fiind preconizată creșterea eficienței serviciilor prestate și, datorită simplificării fluxului informațional, a angajaților implicați în respectivele procese.

Proprietar al SI este statul, posesor – Ministerul Justiției, iar deținător – ANA.