Положение о порядке учета, подготовки, хранения, передачи и уничтожения архива судебных исполнителей, утвержденное Приказом № 168/2024 Министерства юстиции, вступило в силу с даты опубликования документа в МО – 21 июня 2024 года.
Так, установлены нормы ведения документооборота, связанного с деятельностью судебных исполнителей, сроки и условия передачи документов в архив, а также права и обязанности этих свободных профессионалов в сфере юстиции.
Необходимость утверждения Положения обусловлена тем, что до настоящего время не существовало нормативного акта, в котором были бы установлены правила ведения учета исполнительных и других документов, составляемых судисполнителями, что привело к перегруженности офисов и отрицательно влияет на организацию их деятельности, а также ставит под угрозу целостность и безопасность находящихся в их ведении документов. Соответственно, Положение призвано установить минимальные стандарты обеспечения жизненного цикла документов.
Под документами, относящимися к деятельности судебного исполнителя, понимаются все составленные им процессуальные акты; документы, на основании которых они выданы, исполнительные дела и их приложения; реестры, которые ведутся субъектом, иные документы, связанные с деятельность судебного исполнителя; финансовые документы и относящиеся к учету персонала и т.д..
Так, учет всех документов судисполнителя (с момента поступления до завершения всех действий по ним) ведется хотя бы в одном из разрешенных форматов (электронном или бумажном) до момента их отправки в архив. Документы сохраняются в оригинале, на том носителе, на котором они были созданы.
Типовая номенклатура дел судебных исполнителей отражает четыре направления деятельности:
- распорядительную (12 дел)
- общие и организационные вопросы, связанные с деятельностью бюро судисолнителя (шесть дел)
- по персоналу (три дела)
- финансы и контроль (пять дел).
Для каждого их них установлены сроки хранения и опись дел с длительным сроком хранения.
Другие положения устанавливают порядок уничтожения документов о деятельности судисполнителя, регламентируют деятельность архивной комиссии и передачи документов в архив, составления необходимых протоколов и т.д.
Судебным исполнителям предоставлено 12 месяцев для внедрения норм Положения – упорядочить все дела, срок хранения которых не истек, для их передачи в архив, а также для уничтожения дел с истекшим сроком хранения.