Regulamentul privind modul de evidență, de pregătire, de păstrare, de transmitere şi de nimicire a arhivei executorilor judecătorești, aprobat prin Ordinul Ministerului Justiției nr. 168/2024, a intrat în vigoare la 21 iunie, data publicării acestuia în MO.

Astfel, sunt stabilite norme clare privind evidența, pregătirea, păstrarea, nimicirea documentelor ce țin de activitatea executorilor judecătorești, termenul și condițiile de transmitere a arhivei acestora, precum și drepturile și obligațiile acestor liber profesioniști în sectorul justiției.

Necesitatea aprobării Regulamentului a fost condiționată de faptul că, până la momentul de față nu a existat un act normativ ce ar fi reglementat gestionarea dosarelor de executare și a altor acte întocmite de către executorul judecătoresc, ceea ce a condus la aglomerarea birourilor de activitate și acționează negativ asupra organizării activității executorilor, dar și pune în pericol integritatea și securitatea documentelor ținute de aceștia. Respectiv, Regulamentul vine să stabilească normele minime pentru  asigurarea cilului de viață a documentelor.

Documente ale activității executorului judecătoresc sunt definite drept toate actele procesuale întocmite de acesta, documentele în baza cărora acestea au fost emise, dosarele de executare și înscrisurile anexate, registrele de evidență ținute de subiect, alte acte aferente activității executorului judecătoresc, documentele rezultate din activitatea organizatorică și financiar-contabilă și cea de evidență a resurselor umane.

Astfel, evidența tuturor documentelor executorului judecătoresc (de la intrate în birou până la ieșite din acesta) să fie ținută în cel puțin unul dintre formatele permise (electronic sau suport de hârtie) până la transmiterea acestora în arhivă. Actele se păstrează în original, pe suportul pe care au fost create.

Nomenclatorul-tip al dosarelor activității executorului judecătoresc este structurat pe patru direcții de activitate:

• de dispoziție (12 dosare)
• probleme generale și organizatorice ale activității biroului executorului judecătoresc (șase dosare)
• resurse umane (trei dosare)
• finanțe și control (cinci dosare).

Pentru fiecare dintre acestea este stabilit termenul de păstrare și inventarul dosarelor cu termen lung de păstrare.

Alte prevederi stabilesc modul de nimicire a documentelor activității executorului, reglementarea activității comisiei de arhivă și de transmitere a actelor în arhivă, de perfectare a proceselor-verbale necesare etc.

Executorii judecătorești au la dispoziție 12 luni pentru conformarea la prevederile Regulamentului (ordonarea dosarele de executare și altor acte în vederea transmiterii acestora în arhivă conform regulilor aprobate și nimicirea dosarelor, al căror termen de păstrare a expirat).