Журнал “Contabilitate şi audit” » №9, 2019 » ТОЧКА ЗРЕНИЯ
Постоянный адрес статьи: http://www.contabilitate.md/?mod=article&id=8486
Ghenadie NEGARĂ
auditor „Afex Service” SRL
 

Contabilului despre semnătura facsimil


În practica economică se întâlneşte destul de frecvent fenomenul aplicării semnăturii facsimil pe documentele contabile şi de altă natură. Întrucât legislaţia în vigoare nu explică acest fenomen, în prezentul articol vom încerca să clarificăm unele momente de aplicare a acestei forme a semnăturii, astfel încât persoanele responsabile de efectuarea (producerea) faptelor economice să cunoască cele mai importante aspecte ale acestui procedeu care oferă imediat nu doar unele avantaje sau soluţii, ci implică şi unele riscuri de ordin juridic.

În primul rând, trebuie să menţionăm că legislaţia în vigoare nu conţine nicio definiţie a noţiunii de semnătură, cu excepţia semnăturii electronice. Astfel, trebuie să căutăm explicaţia acestei noţiuni în dicţionare sau în unele acte normative care indică indirect ce reprezintă semnătura unei persoane.

Astfel, conform Dicţionarului explicativ al limbii române (în continuare – DEX), semnătura reprezintă numele cuiva scris de propria lui mână (şi, de obicei, într-un fel greu de imitat) în josul unui text, ca o dovadă că redactarea îi aparţine sau că este de acord cu ea; iscălitură1.

Totodată, art. 1748 alin. (3) din Codul civil nr. 1107/2002 (în continuare – CC)2 stabileşte că identificarea persoanelor autorizate să dispună de sumele băneşti din cont se efectuează de către bancă în baza semnăturilor sau altor mijloace de identificare.

Astfel, din cele relatate mai sus putem concluziona că semnătura este numele unei persoane într-un fel greu de imitat şi serveşte drept un element de identificare a acestei persoane.

Însă, chiar dacă în DEX prin semnătură se are în vedere că numele este scris de propria mână, în practica juridică se disting mai multe forme ale semnăturii, inclusiv:

- semnătura olografă;

- semnătura electronică;

- semnătura facsimil.

Pentru a demonstra acest lucru, vom consulta, de exemplu, Regulamentul privind organizarea şi funcţionarea Agenţiei de Intervenţie şi Plăţi pentru Agricultură3.

Conform pct. 17 din acest regulament, semnăturile pe actele oficiale ale Agenţiei sunt aplicate de director, directorii adjuncţi sau persoanele împuternicite, în următoarele forme: semnătură personală olografă, facsimil, semnătură electronică.

Deci, cel puţin la nivelul de Guvern al Republicii Moldova, semnătura poate îmbrăca cele trei forme enumerate mai sus.

Conform DEX-ului, facsimilul este reproducerea exactă a unui text, a unei semnături, a unui desen sau a unei picturi cu ajutorul fotografiei, al fototipiei, prin copiere manuală etc.4

Astfel, putem concluziona că facsimilul este o reproducere (copie) a semnăturii realizate cu ajutorul unor mijloace tehnice, cum ar fi clişeul (fototipia) – parte a unei stampile sau imprimată (fotocopiată) direct pe actul juridic.

Este de menţionat că, până la intrarea în vigoare a Codului civil modernizat, norma ce reglementa forma scrisă a actului juridic (art. 210 alin. (3) din CC în redacţia de până la 01.03.2019) conţinea următoarea prevedere: „Utilizarea mijloacelor tehnice la semnarea actului juridic este permisă în cazul şi în modul stabilit de lege ori prin acordul părţilor”.

Astfel, aplicarea facsimilului în calitate de semnătură pe acte era permisă cu acordul părţilor, dacă semnătura nu era cerută în altă formă decât cea prevăzută de lege.

Nu cunoaştem motivele, dar redacţia actuală a acestei norme (art. 321 din CC) nu  mai conţine această prevedere. Înseamnă oare aceasta că utilizarea facsimilului nu mai este reglementată în continuare? Cu certitudine, nu. Excluderea unei norme permisive din Codul civil, fără a o înlocui cu alta, nu privează subiectul de dreptul la o conduită care nu este interzisă. Consideram că aplicarea copiei semnăturii pe actele juridice este permisă şi în continuare prin acordul părţilor, dacă nu se cere expres prin acte normative semnătura în altă formă: olografă sau electronică.

Mai mult decât atât, nimeni nu poate solicita aplicarea doar a semnăturii olografe/electronice pentru actele cu caracter intern ale unei întreprinderi, cum ar fi, de exemplu, deciziile, regulamentele, politicile etc., întrucât aceste acte sunt unilaterale şi nu  necesită acordul cuiva.

Această normă nu se referă nici la documentele primare, întrucât în unele situaţii actele normative prevăd aplicarea anume a semnăturii olografe5.

Conform normei generale prevăzute la art. 11 alin. (7) din Legea contabilităţii şi raportării financiare nr. 287/2017 (în continuare – Legea contabilităţii), semnăturile persoanelor responsabile de efectuarea (producerea) faptelor economice constituie un element obligatoriu al documentului primar, însă fără a se specifica forma concretă a semnăturii.

Totodată, conform alin. (9) al aceluiaşi articol, în cazul în care documentele primare, cu excepţia documentelor primare cu regim special, sunt întocmite în formă electronică, semnătura nu  constituie un element obligatoriu. În astfel de cazuri, modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi/sau aprobat efectuarea faptelor economice respective se stabileşte prin proceduri interne.

Astfel, legislaţia contabilă naţională nu  reglementează expres forma semnăturii pe documentele primare, lăsând acest aspect pe seama altor acte cu caracter normativ.

În opinia noastră, aplicarea facsimilului are doar un singur avantaj: urgentarea semnării actului de către deţinătorul facsimilului, de regulă, în situaţia în care persoana autorizată trebuie să semneze foarte multe acte. Aici ar fi cazul să exemplificăm prezenţa facsimilului pe facturile fiscale ale operatorilor de telecomunicaţii, servicii comunale, furnizare apă, gaze naturale etc. Cu toţii cunoaştem că facturile primite în afara sistemului „e-Factura” sunt semnate de operatori cu ajutorul semnăturii imprimate – una din formele facsimilului.

Însă nu trebuie să uităm că facsimilul este doar o copie identică a semnăturii persoanei care autorizează sau certifică producerea evenimentului. Astfel, utilizarea acestei copii trebuie securizată la maximum, pentru a exclude folosirea neautorizată a acesteia.

De regulă, întreprinderile care utilizează semnătura facsimil dispun de regulamente (proceduri interne) aparte în raport cu circuitul acestui tip de semnătură.

De menţionat că toate regulamentele în această direcţie, analizate de către noi, erau construite după trei principii de bază:

- numirea persoanei responsabile de păstrarea şi utilizarea facsimilului;

- interzicerea transmiterii facsimilului altor persoane;

- prezumţia aplicării facsimilului de către persoana responsabilă până la demonstrarea contrariului.

Întrucât aplicarea semnăturii facsimil pe documentele contabile/sau care au tangenţă cu serviciul contabil al întreprinderii nu  este reglementată printr-un act normativ, vom ilustra în tabelul de mai jos situaţiile în care aplicarea acesteia este/nu este permisă/acceptată.

 

Aplicarea semnăturii facsimil pe actele şi documentele primare care au tangenţă cu serviciul contabil al întreprinderii

 

Nr. crt.

Acte/Documente primare

Este/Nu este permisă/ acceptată semnătura facsimil

Comentariu

1

Contracte, acorduri, convenţii, inclusiv documente primare cu caracter internaţional

Este permisă cu acordul părţilor

Excepţie fac actele ce confirmă prestarea serviciilor acordate prin intermediul mijloacelor electronice care servesc ca acte doveditoare pentru restituirea TVA. În acest caz, în lipsa semnăturii electronice, confirmarea privind recepţionarea serviciilor de către beneficiar trebuie să conţină semnătura olografă (pct. 32 subpct. 6) lit. b) din Regulamentul privind restituirea taxei pe valoarea adăugată, aprobat prin HG nr. 93/2013).

2

Note interne, decizii, ordine, regulamente interne, politici, proceduri etc.

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

Nu sunt restricţii în aplicarea facsimilului pe documentele/actele de ordin intern ale entităţii

3

Facturi fiscale, facturi, avize de însoţire a mărfii

Este permisă cu acordul părţilor

Excepţie fac facturile fiscale generate în cadrul sistemului „e-Factura”. În cazul în care în sistem este înregistrat doar Vânzătorul, precum şi în cazul în care alţi participanţi sunt înregistraţi în sistem, însă nu şi-au manifestat acceptul de a primi facturi fiscale în formă electronică în raporturile cu Furnizorul respectiv, factura fiscală se va crea şi semna în formă electronică de către Vânzător, după care acesta o va tipări pe suport de hârtie, o va semna cu semnătură olografă şi o va transmite celorlalte părţi (Transportator, Cumpărător) spre acceptare şi semnare olografă (pct. 8 din Regulamentul cu privire la Sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice „e-Factura”, aprobat prin Ordinul IFPS nr. 562/2014).

4

Foi de parcurs

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

Foaia de parcurs este un document cu destinaţie administrativă emis unilateral, pentru care nu sunt restricţii la aplicarea facsimilului.

5

Delegaţii

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

Delegaţia este un document cu destinaţie administrativă emis unilateral, pentru care nu sunt restricţii la aplicarea facsimilului. Totuşi, partenerul poate refuza eliberarea valorilor materiale în baza unei delegaţii cu semnătură facsimil pe motiv de securitate juridică a tranzacţiei, în situaţia în care nu şi-a exprimat expres acceptul facsimilului pe astfel de acte.

6

Acte de achiziţie a mărfurilor/serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente

Este permisă cu acordul părţilor

Odată fiind semnat actul de către vânzător/ locator, se prezumă că acesta a acceptat facsimilul cumpărătorului/locatarului.

7

Documente primare cu caracter intern: bonuri, fişe, procese-verbale, state de calcul, deconturi de avans, note contabile etc.

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

Excepţie fac documentele primare interne ale instituţiilor financiare, întocmite pe suport de hârtie, care, conform cerinţelor faţă de documentele contabile interne, se imprimă, se semnează cu semnătură olografă de către persoanele împuternicite şi se confirmă prin aplicarea ştampilei băncii (pct. 3.5 din Regulamentul aprobat prin HCA al BNM nr. 381/2005).

8

Dispoziţii de plată şi ordine de încasare către casierie, bonuri de plată

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

Excepţie face semnătura de primire a banilor, care poate fi făcută numai cu propria mână a primitorului, cu cerneală sau cu pix, indicând suma primită: lei în litere, bani  – în cifre (pct. 14 din Normele pentru efectuarea operaţiunilor de casă în economia naţională a Republicii Moldova, aprobate prin HG nr. 764/1992).

9

Ordine de plată bancare, cecuri, carduri de plată

Este permisă cu acordul părţilor

De regulă, în scopul asigurării securităţii juridice a actului, instituţiile financiare nu accepta facsimilul ca element de identificare a persoanelor autorizate.

10

Registre contabile

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil

În cazul în care registrele contabile sunt ţinute în formă electronică, semnătura nu constituie un element obligatoriu. În astfel de cazuri, modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi/sau aprobat introducerea informaţiei în registrul respectiv se stabileşte prin proceduri interne (art. 15 alin. (4) din Legea contabilităţii).

11

Situaţii/rapoarte
financiare

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil. Totuşi, organul abilitat cu funcţii de colectare a situaţiilor financiare poate refuza să le primească pe motiv că pe situaţiile financiare este prezentă copia semnăturii

Excepţie fac rapoartele financiare prezentate pe suport de hârtie ale autorităţii/instituţiei bugetare, care se semnează cu semnătură olografă de către conducătorul autorităţii/instituţiei bugetare şi de către contabilul-şef (şeful serviciului contabil) sau de alte persoane împuternicite (pct. 4.4.1 din Normele metodologice privind evidenţa contabilă şi raportarea financiară în sistemul bugetar, aprobate prin OMF nr. 216/2015).

12

Declaraţii fiscale pe suport de hârtie

Este permisă în baza regulamentului intern de utilizare a semnăturii facsimil. Totuşi, SFS poate refuza să le primească pe motiv că pe declaraţiile fiscale este prezentă copia semnăturii

În ce priveşte declaraţiile fiscale, s-a creat o situaţie confuză: în unele instrucţiuni privind modul de completare (de exemplu, a IPC 18) se solicită semnătura olografă a persoanei responsabile, iar pentru alte dări de seamă (de exemplu, IVAO 15, VEN 12, ONG 17) forma semnăturii nu este specificată.

 

În concluzie, este de menţionat următoarele:

• chiar dacă semnătura facsimil nu are un statut juridic bine identificat, ea este practicată pe scară largă astfel încât cunoaşterea elementelor de bază ale acesteia sunt considerate importante;

• întrucât facsimilul este o copie identică a semnăturii, trebuie să se cunoască cazurile când legea nu acceptă o astfel de formă a semnăturii, chiar dacă în legislaţie nu există definiţia noţiunii de semnătură, cu excepţia celei electronice;

• este extrem de important să se acorde atenţia cuvenită atât elaborării normelor cu caracter intern privind circuitul semnăturii facsimil, cât şi respectării acestor norme, pentru a nu periclita statutul şi siguranţa juridică a actului/tranzacţiei certificat/e cu această formă a semnăturii.



2 Republicat în MO nr. 66–75/01.03.2019.

 

3 Aprobat prin HG nr. 20/2019 (MO nr. 22–23/19.01.2019).

 


   © "Contabilitate şi audit", 2020
   Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции